Calendly mit Nextcloud, SOGo oder einem anderen CalDAV-Kalender nutzen

Calendly ist eines der beliebtesten Terminplanungs-Tools für Freelancer, Berater und Teams. Es liest deinen Kalender aus, zeigt verfügbare Zeitfenster an und lässt andere direkt in deinen Kalender buchen. Aber es gibt ein Problem: Calendly verbindet sich nur mit Google Kalender, Microsoft 365, iCloud und Zoom. Wer einen selbstgehosteten CalDAV-Kalender betreibt — Nextcloud, SOGo, Radicale oder Baïkal — hat Pech: Calendly kann deine tatsächliche Verfügbarkeit nicht sehen.

Calendly hat in seinem Community-Forum bestätigt, dass CalDAV-Support nicht geplant ist. Wer Calendly nutzen möchte, ohne seinen selbstgehosteten Kalender aufzugeben, braucht also einen Workaround.

Der ICS-Feed-Workaround — und warum er scheitert

Der häufigste Ansatz: Man abonniert seinen Nextcloud-Kalender in Google Kalender über eine ICS-Feed-URL und verbindet dann Google Kalender als Verfügbarkeitsquelle mit Calendly.

In der Theorie klingt das gut. In der Praxis funktioniert es nicht:

• ICS-Feeds sind schreibgeschützt. Google Kalender kann die Termine nur anzeigen — nicht zurückschreiben. Calendly sieht die Termine, aber nur als Einweg-Snapshot.
• Google aktualisiert ICS-Feeds nur alle 24–48 Stunden. Es gibt keine Möglichkeit, ein schnelleres Update zu erzwingen. Wenn du um 14 Uhr einen Termin in Nextcloud einträgst, bietet Calendly dieses Zeitfenster möglicherweise noch bis zum nächsten Tag an.
• Doppelbuchungen sind unvermeidlich. Die Verzögerung zwischen Nextcloud und Google Kalender bedeutet, dass Calendlys Verfügbarkeitsansicht immer veraltet ist. Für alle mit einem vollen Terminkalender ist das unbrauchbar.

Der ICS-Feed-Ansatz erzeugt den Anschein einer Integration, führt aber genau zu den Terminkonflikten, die Calendly eigentlich verhindern soll.

Warum die Calendly-API nicht hilft

Man könnte denken, die Calendly-API löst das Problem — einfach Busy-Zeiten aus dem CalDAV-Kalender per API in Calendly pushen. Leider erlaubt die Calendly-API nur das Lesen geplanter Termine. Es gibt keinen Endpunkt, um Busy-Zeiten zu setzen oder Verfügbarkeit von externen Quellen zu blockieren.

Das ist beabsichtigt. Calendly verlässt sich vollständig auf verbundene Kalender-Anbieter (Google, Microsoft, iCloud), um die Verfügbarkeit zu ermitteln. Wenn dein Kalender nicht auf einer dieser Plattformen liegt, kann Calendly ihn schlicht nicht sehen.

Die Lösung: Schneller CalDAV-zu-Google-Calendar-Sync

Der entscheidende Punkt: Calendly muss CalDAV gar nicht direkt unterstützen. Es muss nur deine Termine in Google Kalender sehen. Wenn dein CalDAV-Kalender innerhalb von Sekunden mit Google Kalender synchronisiert wird, hat Calendly automatisch deine korrekte Verfügbarkeit.

Genau das macht CalDAVconnect. Es bietet bidirektionale Synchronisation zwischen deinem CalDAV-Server und Google Kalender — Änderungen in Google Kalender werden innerhalb von 1–2 Sekunden per Webhooks auf deinen CalDAV-Server übertragen; Änderungen in deinem CalDAV-Server erscheinen im Durchschnitt innerhalb von Sekunden in Google Kalender:

Nextcloud/SOGo → CalDAVconnect (Sync in Sekunden) → Google Kalender → Calendly

Wenn du einen Termin in Nextcloud oder SOGo erstellst, verschiebst oder absagst, erscheint die Änderung innerhalb von Sekunden in Google Kalender — nicht Stunden. Calendly liest diese aktualisierte Verfügbarkeit und bietet nur Zeitfenster an, die tatsächlich frei sind.

Die Synchronisation ist bidirektional: Wenn jemand über Calendly einen Termin bucht, fließt der neue Termin automatisch von Google Kalender zurück in deinen CalDAV-Kalender.

Schritt-für-Schritt-Einrichtung

Die Einrichtung dauert etwa 5 Minuten:

1. Bei CalDAVconnect anmelden — derzeit kostenlos in der Public Beta
2. CalDAV-Server verbinden — Nextcloud-, SOGo- oder Radicale-Server-URL und Zugangsdaten eingeben
3. Google Kalender verbinden — Autorisierung per OAuth, keine Passwörter gespeichert
4. Kalender auswählen — Hauptkalender auf beiden Seiten auswählen
5. In Calendly — unter Kalenderverbindungen Google Kalender verbinden und sicherstellen, dass er als Auf Konflikte prüfen-Kalender eingerichtet ist (nicht nur als Zum Kalender hinzufügen), damit Calendly deine Verfügbarkeit tatsächlich daraus liest

Nach der Einrichtung ist jeder Termin in deinem CalDAV-Kalender sofort über Google Kalender für Calendly sichtbar. Keine manuellen Schritte, keine Cronjobs, keine veralteten Daten.

Für wen ist das gedacht?

Dieser Ansatz eignet sich besonders für:

• Freelancer und Berater, die Nextcloud für Datensouveränität nutzen, aber Calendly für Kundenbuchungen brauchen
• Teams mit SOGo, die externe Terminplanung wollen, ohne ihre gesamte Groupware-Infrastruktur umzustellen
• Datenschutzbewusste Fachleute, die ihren Hauptkalender selbst hosten, aber trotzdem beliebte Planungstools nutzen möchten
• Alle, die Doppelbuchungen leid sind, die durch die ICS-Feed-Verzögerung entstehen

Was ist mit dem Datenschutz?

CalDAVconnect läuft auf Hetzner in Nürnberg, Deutschland. Alle Kalenderdaten werden ausschließlich innerhalb der EU verarbeitet und verschlüsselt gespeichert. Deine CalDAV-Zugangsdaten werden verschlüsselt abgelegt, und die Google-Calendar-Verbindung nutzt OAuth — CalDAVconnect sieht dein Google-Passwort nie.

Die Synchronisation betrifft nur die Kalender, die du explizit auswählst. Auf keine anderen Daten deines Nextcloud- oder Google-Kontos wird zugegriffen.

Zusätzlich bietet CalDAVconnect einen Privacy-Modus pro Kalender: Anstatt die vollständigen Termindetails zu synchronisieren, werden nur Zeitblöcke als „Busy" übertragen. Titel, Beschreibung, Ort und Teilnehmer bleiben auf deinem CalDAV-Server — Google Kalender und damit Calendly sehen nur, wann du beschäftigt bist, aber nicht womit.