Calendly mit Nextcloud, SOGo oder einem anderen CalDAV-Kalender nutzen

Calendly ist eines der beliebtesten Terminplanungs-Tools für Freelancer, Berater und Teams. Es liest deinen Kalender aus, zeigt verfügbare Zeitfenster an und lässt andere direkt in deinen Kalender buchen. Aber es gibt ein Problem: Calendly verbindet sich nur mit Google Calendar, Microsoft 365, iCloud und Zoom. Wer einen selbstgehosteten CalDAV-Kalender betreibt — Nextcloud, SOGo, Radicale oder Baikal — hat Pech: Calendly kann deine tatsächliche Verfügbarkeit nicht sehen.

Calendly hat in seinem Community-Forum bestätigt, dass CalDAV-Support nicht geplant ist. Wer Calendly nutzen möchte, ohne seinen selbstgehosteten Kalender aufzugeben, braucht also einen Workaround.

Der ICS-Feed-Workaround — und warum er scheitert

Der häufigste Ansatz: Man abonniert seinen Nextcloud-Kalender in Google Calendar über eine ICS-Feed-URL und verbindet dann Google Calendar als Verfügbarkeitsquelle mit Calendly.

In der Theorie klingt das gut. In der Praxis funktioniert es nicht:

• ICS-Feeds sind schreibgeschützt. Google Calendar kann die Termine nur anzeigen — nicht zurückschreiben. Calendly sieht die Termine, aber nur als Einweg-Snapshot.
• Google aktualisiert ICS-Feeds nur alle 24–48 Stunden. Es gibt keine Möglichkeit, ein schnelleres Update zu erzwingen. Wenn du um 14 Uhr einen Termin in Nextcloud einträgst, bietet Calendly dieses Zeitfenster möglicherweise noch bis zum nächsten Tag an.
• Doppelbuchungen sind unvermeidlich. Die Verzögerung zwischen Nextcloud und Google Calendar bedeutet, dass Calendlys Verfügbarkeitsansicht immer veraltet ist. Für alle mit einem vollen Terminkalender ist das unbrauchbar.

Der ICS-Feed-Ansatz erzeugt den Anschein einer Integration, führt aber genau zu den Terminkonflikten, die Calendly eigentlich verhindern soll.

Warum die Calendly-API nicht hilft

Man könnte denken, die Calendly-API löst das Problem — einfach Busy-Zeiten aus dem CalDAV-Kalender per API in Calendly pushen. Leider erlaubt die Calendly-API nur das Lesen geplanter Termine. Es gibt keinen Endpunkt, um Busy-Zeiten zu setzen oder Verfügbarkeit von externen Quellen zu blockieren.

Das ist beabsichtigt. Calendly verlässt sich vollständig auf verbundene Kalender-Anbieter (Google, Microsoft, iCloud), um die Verfügbarkeit zu ermitteln. Wenn dein Kalender nicht auf einer dieser Plattformen liegt, kann Calendly ihn schlicht nicht sehen.

Die Lösung: Echtzeit-Sync von CalDAV zu Google Calendar

Der entscheidende Punkt: Calendly muss CalDAV gar nicht direkt unterstützen. Es muss nur deine Termine in Google Calendar sehen. Wenn dein CalDAV-Kalender in Echtzeit mit Google Calendar synchronisiert wird, hat Calendly automatisch deine korrekte Verfügbarkeit.

Genau das macht CalDAVconnect. Es bietet bidirektionale Echtzeit-Synchronisation zwischen deinem CalDAV-Server und Google Calendar:

Nextcloud/SOGo → CalDAVconnect (Echtzeit via Webhooks) → Google Calendar → Calendly

Wenn du einen Termin in Nextcloud oder SOGo erstellst, verschiebst oder absagst, erscheint die Änderung innerhalb von Sekunden in Google Calendar — nicht Stunden. Calendly liest diese aktualisierte Verfügbarkeit und bietet nur Zeitfenster an, die tatsächlich frei sind.

Die Synchronisation ist bidirektional: Wenn jemand über Calendly einen Termin bucht, fließt der neue Termin automatisch von Google Calendar zurück in deinen CalDAV-Kalender.

Schritt-für-Schritt-Einrichtung

Die Einrichtung dauert etwa 5 Minuten:

1. Bei CalDAVconnect anmelden — derzeit kostenlos in der Public Beta
2. CalDAV-Server verbinden — Nextcloud-, SOGo- oder Radicale-Server-URL und Zugangsdaten eingeben
3. Google Calendar verbinden — Autorisierung per OAuth, keine Passwörter gespeichert
4. Kalender auswählen — Hauptkalender auf beiden Seiten auswählen
5. In Calendly — unter Kalenderverbindungen Google Calendar als Verfügbarkeitsquelle verbinden

Nach der Einrichtung ist jeder Termin in deinem CalDAV-Kalender sofort über Google Calendar für Calendly sichtbar. Keine manuellen Schritte, keine Cronjobs, keine veralteten Daten.

Für wen ist das gedacht?

Dieser Ansatz eignet sich besonders für:

• Freelancer und Berater, die Nextcloud für Datensouveränität nutzen, aber Calendly für Kundenbuchungen brauchen
• Teams mit SOGo, die externe Terminplanung wollen, ohne ihre gesamte Groupware-Infrastruktur umzustellen
• Datenschutzbewusste Fachleute, die ihren Hauptkalender selbst hosten, aber trotzdem beliebte Planungstools nutzen möchten
• Alle, die Doppelbuchungen leid sind, die durch die ICS-Feed-Verzögerung entstehen

Was ist mit dem Datenschutz?

CalDAVconnect läuft auf Hetzner in Nürnberg, Deutschland. Alle Kalenderdaten werden ausschließlich innerhalb der EU verarbeitet und verschlüsselt gespeichert. Deine CalDAV-Zugangsdaten werden verschlüsselt abgelegt, und die Google-Calendar-Verbindung nutzt OAuth — CalDAVconnect sieht dein Google-Passwort nie.

Die Synchronisation betrifft nur die Kalender, die du explizit auswählst. Auf keine anderen Daten deines Nextcloud- oder Google-Kontos wird zugegriffen.